Privacyverklaring

Inleiding

Bij Rotterdam Rental Service hechten wij veel waarde aan de privacy van onze opdrachtgevers, huurders en bezoekers van onze website. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken en beschermen, en wat uw rechten zijn met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten van Rotterdam Rental Service, inclusief verhuurbemiddeling, beheer, en aanhuurservices.

1. Verantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Rotterdam Rental Service
Parklaan 33016 BA Rotterdam
E-mail: info@rotterdamrentalservice.com
Telefoon: +31 85 060 36 22

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt in het kader van onze dienstverlening. Dit betreft onder meer:

2.1 Voor opdrachtgevers (verhuurders)

• Naam, adres en contactgegevens (telefoonnummer en e-mail).
• Bankrekeningnummer (voor betalingen en verrekeningen).
• Gegevens over het verhuurde object (zoals adres, energielabel, WWS-rapport en huurprijs).
• Documenten zoals een kopie van het energielabel en VVE-reglementen (indien van toepassing).

2.2 Voor huurders (kandidaten en huidige huurders)

• Naam, geboortedatum en contactgegevens.
• Identiteitsbewijs (voor identificatie en screening).
• Inkomensgegevens, zoals loonstroken, werkgeversverklaring of KvK-uittreksel.
• Bankrekeningnummer (voor betalingen).
• Voorkeuren en specificaties voor de gewenste huurwoning.

2.3 Voor bezoekers van onze website

• IP-adres, browsergegevens en gegevens over uw gebruik van onze website (via cookies).
• Contactgegevens die u invult via formulieren, zoals het inschrijfformulier of contactformulier.

3. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij gebruiken de verzamelde persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

3.1 Voor opdrachtgevers

• Het bemiddelen bij verhuur en het beheren van woningen.
• Communicatie over contracten, inspecties en financiële zaken.
• Het opstellen van juridische documenten, zoals huurovereenkomsten.

3.2 Voor huurders

• Het bemiddelen bij de totstandkoming van een huurovereenkomst.
• Het uitvoeren van een uitgebreide huurdersscreening.
• Communicatie over bezichtigingen, contracten en betalingen.

3.3 Voor websitebezoekers

• Het verbeteren van onze website en dienstverlening.
• Het beantwoorden van vragen die via contactformulieren worden gesteld.
• Het verzenden van relevante marketinginformatie (indien u hiervoor toestemming heeft gegeven).

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

1. Uitvoering van een overeenkomst: Voor het leveren van onze diensten aan opdrachtgevers en huurders.
2. Toestemming: Voor het verzenden van marketingcommunicatie of het gebruik van cookies.
3. Wettelijke verplichting: Zoals het bijhouden van financiële administratie.
4. Gerechtvaardigd belang: Voor het verbeteren van onze dienstverlening en het voorkomen van fraude.

5. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wettelijke bewaartermijnen anders vereisen. In de praktijk hanteren wij de volgende termijnen:

• Contractgegevens: Bewaren wij tot 7 jaar na afloop van de overeenkomst (voor fiscale en juridische doeleinden).
• Screeningsdocumenten huurders: Bewaren wij tot 1 jaar na het einde van de huurperiode.
• Contactgegevens van websitebezoekers: Bewaren wij tot 1 jaar na het laatste contactmoment.

6. Delen van gegevens met derden

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit betreft onder meer:

• Financieel dienstverleners (zoals banken voor betalingen).
• Juridische adviseurs (voor het opstellen van huurovereenkomsten en geschillenbeslechting).
• Dienstverleners, zoals fotografen en onderhoudsbedrijven.

Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten om uw gegevens te beschermen.

7. Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Deze maatregelen omvatten:

• Versleuteling van gegevens (waar nodig).
• Beveiligde servers en toegangssystemen.
• Regelmatige monitoring van onze IT-infrastructuur.

8. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

1. Recht op inzage: U kunt een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die wij van u hebben.
2. Recht op rectificatie: U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
3. Recht op verwijdering: U kunt ons verzoeken uw gegevens te verwijderen (indien wettelijk toegestaan).
4. Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor specifieke doeleinden.
5. Recht op overdraagbaarheid: U kunt een kopie ontvangen van uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat.
6. Recht op beperking: U kunt ons verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
   

Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u contact met ons opnemen via info@rotterdamrentalservice.com. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek.

9. Cookies en tracking

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om de functionaliteit van onze website te verbeteren en statistieken bij te houden. U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de instellingen van uw browser.

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Wij raden u aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.

11. Contact

Voor vragen of klachten over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

E-mail: info@rotterdamrentalservice.com
Telefoon: +31 850 603 622
Adres: Parklaan 3, 3016 BA Rotterdam

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.